Il ne s’agit pas ici de parler de l’assistant vocal Cortana ou Siri, mais plutôt d’un individu réel qui peut alléger votre charge de travail en tant qu’entrepreneur. L’assistant virtuel, ce professionnel externalisé peut vous aider à optimiser votre temps et à augmenter votre productivité. Aujourd’hui, nous mettons en lumière ce métier en vogue qui est particulièrement bénéfique pour les travailleurs indépendants et les petites structures.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel est essentiellement un assistant travaillant à distance. Cette approche permet aux travailleurs indépendants ou aux petites entreprises de bénéficier des services d’un assistant supplémentaire pour accomplir des tâches souvent chronophages, sans pour autant avoir à partager son espace de travail.
De plus, il offre une grande flexibilité, car il peut travailler à temps plein pour un seul client ou seulement quelques heures par semaine, selon les besoins spécifiques.
Quels sont les différentes fonctionnalités d’un assistant virtuel ?
Les assistants virtuels peuvent avoir de nombreuses fonctionnalités pour aider à gérer les tâches quotidiennes et à améliorer la productivité. Voici quelques exemples de fonctionnalités courantes d’un assistant virtuel :
Gestion des emails
L’assistant virtuel peut trier et organiser les emails dans des dossiers, répondre aux emails standard ou les mettre en attente jusqu’à ce que vous soyez disponible pour y répondre.
Gestion des tâches
L’assistant virtuel peut vous aider à organiser votre liste de tâches en définissant des priorités et en vous rappelant les échéances importantes.
Gestion des rendez-vous
L’assistant virtuel peut planifier des rendez-vous, envoyer des rappels et annuler ou reporter des rendez-vous en cas de besoin.
Gestion des notes et des rappels
L’assistant virtuel peut prendre des notes lors de réunions ou d’appels, enregistrer des idées ou des tâches à faire, et vous rappeler des tâches importantes à effectuer.
Gestion des commandes et des achats en ligne
L’assistant virtuel peut vous aider à passer des commandes en ligne, suivre les livraisons et effectuer des retours.
Gestion des voyages
L’assistant virtuel peut vous aider à réserver des vols, des hôtels et des voitures de location, et vous fournir des informations sur les horaires et les itinéraires.
En fonction de vos besoins, votre assistant virtuel peut être programmé pour effectuer une large gamme de tâches pour vous aider à être plus productif.
Comment utiliser un assistant virtuel pour être plus productif ?
Voici quelques astuces pour utiliser un assistant virtuel et être plus productif :
Déléguer les tâches chronophages
Identifiez les tâches que vous devez effectuer régulièrement mais qui ne nécessitent pas votre attention directe, telles que la gestion de vos emails ou la planification de vos rendez-vous. Transférez ces tâches à votre assistant indépendant pour gagner du temps et vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Utiliser des outils efficaces
Afin de maximiser votre collaboration avec un assistant virtuel, il est conseillé d’utiliser des outils de travail collaboratif tels que Skype, Evernote, Dropbox, Google Drive, et bien d’autres. Ces outils vous permettent de communiquer en permanence avec votre assistant virtuel, d’organiser des réunions et de partager facilement des documents.
Donner un briefing de tous les travaux à faire
Il est important de garder à l’esprit que, au début, un assistant indépendant en ligne ne connaîtra pas votre entreprise ni votre manière de travailler en profondeur. C’est pourquoi vous devez lui confier des tâches répétitives, pour lesquelles vous pourrez fournir un briefing détaillé la première fois, après quoi il sera en mesure de reproduire la même tâche de manière autonome. Il est recommandé de mettre en place des procédures claires pour expliquer correctement les tâches à effectuer.
En déléguant des tâches récurrentes, l’assistant sera en mesure d’augmenter sa productivité au fil du temps. Cela vous permettra ainsi de vous décharger de tâches à faible valeur ajoutée.
Définir des limites claires
Bien que votre assistant en ligne puisse être un excellent outil de productivité, il est important de ne pas en dépendre excessivement. Fixez des limites pour les tâches que vous souhaitez déléguer et celles que vous préférez gérer vous-même.
En utilisant ces astuces, vous pouvez maximiser l’efficacité de votre assistant et améliorer votre productivité globale.
Identifier les compétences requises
Faut-il que votre assistant virtuel parle anglais ou français, voire les deux ? Cette question dépend en réalité des tâches qu’il sera amené à effectuer : travaux de comptabilité, rédaction d’articles de blog, etc.
Communiquer avec lui toutes vos attentes
Pour éviter les mauvaises surprises, communiquez clairement avec ce freelance sur vos attentes vis-à-vis de son travail. Vous devriez détailler avec précision les missions prioritaires. Il en est de même pour les tâches à lui confier, les idées et les pistes d’articles de blog. Plus vous communiquez avec lui, plus il sera à l’aise pour exécuter les missions liées à votre activité. Il sera aussi capable de vous livrer un travail correspondant à vos attentes.
